Ohu Leitfaden

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Leitfaden zur Arbeitsweise der Ohus des Co:Lab - Funktionslogik, Anforderungen und Ziele

Version 0.5, 5.3.2011
(Entwurfversion Google Docs)

1 Einleitung - Die Ohus des Co:llaboratory
2 Arbeitsziele der Ohus & Zielvorstellungen
3 Arbeit und Aufwandsentschädigung der Koordinatoren
4 Weiterführende Dokumente

Einleitung - Die Ohus des Co:llaboratory

Im Co:llaboratory engagieren sich die Experten auch in themenbezogenen, praxisorientierten Ohus (Maori für “Arbeitsgruppe einer Gemeinschaft”), die auch Vertretern aus Politik und Ministerien offenstehen. Jede Ohu hat ein Mission Statement, vor dessen Hintergrund sie den Diskurs fortführt, und dem Lenkungskreis Veranstaltungen und Projekte, wie z.B. Studien, vorschlägt. Damit wollen wir die inhaltliche Arbeit über die zeitlich befristeten “Initiativen” des Co:llaboratory hinaus verstetigen und in einer Community of Practice überführen. Ohus können zur Finanzierung und Durchführungen beim Lenkungskreis des Co:llaboratory Fördermittel beantragen.

Jede Ohu hat einen Koordinator, der die Arbeit der Experten organisiert, als Ansprechpartner für den Lenkungskreis agiert und für die Entwicklung und Außenkommunikation der Ohu zuständig ist. Er soll den Diskurs unter den Experten moderieren, inhaltliche Debatten inspirieren und die praktische Projektarbeit der Ohu lenken. Er wird vom Lenkungskreis bestellt und kann von diesem abberufen werden.

Dem Grundprinzip des Co:llaboratory folgend, bauen auch die Ohus auf dem Multistakeholder Prinzip auf, und stellen eine nach allen Seiten offene Ideenplattform dar. Weitere Ohus können jederzeit gegründet werden, und bei Interesse an Mitarbeit in bestehenden Ohus kann man sich direkt an den jeweiligen Koordinator wenden.

Arbeitsziele der Ohus & Zielvorstellungen

Die Ohus fungieren als Inkubatoren und sollen ergebnisorientiert arbeiten. Der Lenkungskreis hat folgende Bereiche definiert in denen jede Ohu (und damit die Koordinatoren als Verantwortliche) Ergebnisse vorzuweisen hat:

Mitgliedergewinnung und Community Management
Dazu gehören: Adäquate Repräsentation aller Stakeholder Gruppen, Gewinnung neuer Mitglieder, gezielte Ansprache von Experten vor allem auch in Politik und Verwaltung, Bildung einer Expertencommunity und Förderung der Vernetzung.

Ziel ist, zwischen 20 und 40 aktive Ohu Teilnehmer zu haben, und alle Stakeholder Gruppen in Expertise und Diversität weitgehend gleichmäßig abzudecken. Der Koordinator soll für Unterarbeitsgruppenbildung sorgen damit alle Mitglieder in entsprechenden Projekten involviert sind. Als Bindeglied zwischen den Mitgliedern der Ohu und dem Lenkungskreis informiert er in beide Richtungen über aktuelle Entwicklungen und Planungen. Jede Ohu hat einen Email-Verteiler der vom Koordinator verwaltet wird.

Strategie und Zieldefinition
Jede Ohu gibt sich zum Jahresanfang eine Strategie, die zusammen mit dem gemeinsam entwickelten Mission Statement der Ohu die eigenen Ziele und Meilensteine präsentiert und Projektfahrpläne skizziert. Die Strategie soll durch Budgetplanung außerdem eine Abschätzung des Finanzierungsbedarfs der Ohus erlauben. Das Mission Statement dient der Positionierung und Abgrenzung sowie zur Definierung der Herausforderungen und sollte regelmäßig angepasst werden. Es dient als Leitlinie für die Ohu, und zusammen mit einer öffentlichen Version der Strategie zur Außenkommunikation.

Ziel ist eine Strategie mit messbaren Zielen, Verantwortlichkeiten, Kostenschätzung und Terminplanung. Der Koordinator leitet diesen Prozess federführend und sorgt für eine Strategie als internes Arbeitsdokument und eine Version zur Veröffentlichung.

Projektanträge und Projektkoordination
Projekte, die Unterstützung bedürfen, werden in Form von Anträgen vorgestellt. Der Koordinator übernimmt die Vermittlung und Absicherung des Vorhabens über den Lenkungskreis. Der Koordinator muss nicht in jedem Ohu Projekt inhaltlich involviert sein. Projekte brauchen außerdem nicht immer von der gesamten Ohu getrieben werden, sollen aber keine Projekte von Einzelpersonen sein. Die Ohu fungiert als Inkubator innerhalb dessen kleinere Gruppen von engagierten Experten realisierbare Projekte angreifen. Die gesamte Ohu soll jedoch gemeinsam mit der kleineren Gruppe die Rahmenbedingungen für das jeweilige Projekt entwickeln und verabschieden.

Der Koordinator treibt die Umsetzung von mindestens der in der Strategie beschlossenen Projekte an und kümmert sich um die Projektabwicklung. Die Ohus sollen ganzjährig und dauerhaft aktiv sein. Zur Querfinanzierung sollten Projektpartner gefunden werden.

Veranstaltungsmanagement
Ohus sollen auch nach außen wirken und ihre Arbeit auf Veranstaltungen, Workshops sowie Podiumsdiskussionen vorstellen. Außerdem sollen sie zusätzliche Experten anwerben und als Plattform für Aktionen wahrgenommen werden. Der Koordinator verantwortet die Organisation von Veranstaltungen, einschließlich der Räumlichkeiten (dies gilt auch für die Arbeitstreffen der Ohu). Dabei wird er durch das Team des Co:llaboratory unterstützt.

Der Koordinator sorgt für rechtzeige Terminavisos und Einladungen mit RSVP, sorgt für die Protokollierung der Treffen, und dafür, dass mindestens im 8-Wochen-Rythmus Treffen der kompletten Ohu stattfinden, die rechtzeitig, idealerweise am Jahresbeginn, festgelegt werden.

Ergebnisproduktion und Außenwirkung
Ziel sind konkrete Ergebnisse in Form von Publikationen verschiedener Art, multimediale Aufbereitung von Erkenntnissen, die Durchführung von Veranstaltungen, Aktionen, sowie die Kommunikation von Expertenstandpunkten. Die Ohus sind nicht bloße Diskussionforen und sollen gezielte, realisierbare und wirksame Ergebnisse verfolgen. Sämtliche Aktivitäten der Ohus sollen transparent kommuniziert und u.a. in Form von Blogeinträgen begleitet werden.

Der Koordinator fungiert als Chefredakteur und leitet die Aufgabenverteilung für die Textproduktion bzw. die Produktion der konkreten Publikationen. Er kümmert sich außerdem um die Kommunikation der Ohu Arbeit nach außen, trägt u.a. Blogtexte bei (oder beauftragt einen Teilnehmer damit) und spielt dem/der Social Media Verantwortlichen des Co:Lab Inhalte zu oder regt auf den Online Kanälen selbst Diskussionen an. Nach Rücksprache mit dem Lenkungskreis kann er auch Interviews geben oder in anderen Medien Gastbeiträge einreichen.

Arbeit und Aufwandsentschädigung der Koordinatoren

Ein Koordinator unterstützt die Ohu Teilnehmer bei der Projektumsetzung, schlägt geeignete Formate vor, koordiniert deren Organisation und Administration.

Das Co:llaboratory vergütet den administrativen und organisatorischen Aufwand der Koordinatoren mit 500 EUR monatlich (dazu gehören die Terminabstimmung, Workshopvorbereitung, Protokollierung, Einladung, und administrativen Aufgaben). Auszugehen ist von einer ungefähren Arbeitsbelastung von 4 Stunden pro Woche. Inhaltliche Arbeit, Networking und Workshopzeit fällt nicht unter den entlohnten Aufgabenbereich. Der Lenkungskreis geht als ehrenamtliches Expertennetzwerk davon aus, dass die Koordinatoren sich aus eigenem inhaltlichem Interesse beteiligen und sucht für diese Positionen Überzeugungstäter. Über Erfolg oder Misserfolg der Ohu (Koordinations-) Tätigkeit ist die Qualität der Ohu Akvitität in den oben genannten Zielbereichen ausschlaggebend.

Der Koordinator soll als Ansprechpartner und zum Community Building mindestens jeden zweiten Jour Fixe des Co:Lab anwesend sein, um auch jenseits der eigenen Ohu aus erster Hand über deren Arbeit zu berichten und sich persönlich mit anderen Koordinatoren, Lenkungskreismitgliedern oder dem Co:Lab Team zu treffen.

Es kann neben einem Koordinator auch möglicherweise eine(n) hochkarätige(n) Sprecher/in einer Ohu geben (nicht vergütet), unterstützend agierende studentische Hilfskräfte, und (wünschenswert) festgelegte inhaltliche Leiter bestimmter Themenbereiche. Ansprechpartner, und Hauptverantwortlicher bleibt der Koordinator.